Klachtenreglement SWA HR-Diensten B.V.
Klachtenreglement SWA HR-Diensten B.V.
Artikel 1: Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
- klacht:
Een uiting van onvrede over de organisatie, opleidingen, IRO-trajecten, outplacementtrajecten en de bejegening of behandeling door de personen werkzaam bij en voor SWA HR-Diensten B.V., re-integratie en begeleiding op maat;
- klager:
Ieder die gebruik maakt of heeft gemaakt van de diensten van SWA HR-Diensten B.V., re-integratie en begeleiding op maat.
Dit kunnen zijn:
- een deelnemer die een IRO traject c.q outplacementtraject volgt bij SWA HR-Diensten B.V.;
- een opdrachtgever: gemeente, UWV of reïntegratiebedrijf;
- een werkgever, die een werknemer in dienst heeft die een traject volgt bij SWA HR-Diensten B.V.;
- de vertegenwoordiger die door cliënt is aangewezen, of de wettelijke vertegenwoordiger van de cliënt
- de zaakwaarnemer voor diegene die zijn zaken niet zelf kan behartigen of familieleden of partner van cliënt;
- aangeklaagde:
De eindverantwoordelijke van SWA HR-Diensten B.V.. Bij klachten over personen werkzaam voor SWA HR-Diensten B.V. wordt de manager van SWA HR-Diensten B.V. aangesproken;
- klachtencommissie:
De door SWA HR-Diensten B.V. ingestelde commissie die verantwoordelijk is voor de klachtbehandeling;
Artikel 2: Doelstelling van de klachtregeling
De klachtregeling kent de volgende doelstellingen:
- Het recht doen aan de individuele klager;
- Het bevorderen van de kwaliteit van de beroepsuitoefening door SWA HR-Diensten B.V.
Artikel 3: Uitgangspunten bij de klachtregeling
De klachtregeling is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
- De klacht wordt bij voorkeur eerst besproken tussen klager en aangeklaagde;
- De klachtencommissie biedt de mogelijkheid tot een onpartijdige behandeling van de klacht, waarbij zij de bevoegdheid heeft een onderzoek te doen naar de oorzaak van de klacht;
- Zonodig doet de klachtencommissie een uitspraak over de ingediende klacht en geeft zij een advies aan de manager van SWA HR-Diensten B.V. over door deze te nemen maatregelen naar aanleiding van de klacht;
- Persoonlijke gegevens over de klager en aangeklaagde worden zorgvuldig en ver-trouwelijk behandeld en geregistreerd;
- De klachtencommissie doet geen uitspraak over aansprakelijkheid.
Artikel 4: Indienen van een klacht
lid 1. De klager wendt zich eerst tot de SWA-medewerker tegen wie de klacht gericht is, om te trachten op deze wijze tot een oplossing te komen. De klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend. De afwikkeling van de klacht geschiedt in eerste instantie door de aangeklaagde persoon. Deze persoon draagt verantwoordelijkheid en zorgt dat de klacht binnen 2 weken na ontvangst wordt afgehandeld.
lid 2. Indien de klacht na het voltooien van de procedure zoals in lid 1 beschreven, nog niet is verholpen (danwel niet binnen de termijn is afgewikkeld), kan de klager de direct-leidinggevende van de betreffende medewerker verzoeken om de klacht verder in behandeling te nemen (d.m.v. het klachtenformulier). Deze persoon zorgt ervoor dat de klacht binnen 4 weken na ontvangst wordt afgehandeld.
lid 3. De SWA-medewerkers stellen klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van hun bevindingen betreffende de ingediende klacht en de eventueel genomen maatregelen.
lid 4. Als de klager van mening is dat de klacht na het voltooien van de procedures van lid 1 en lid 2 nog steeds niet naar behoren is afgehandeld, kan de klager de klacht schriftelijk indienen bij de klachtencommissie (zie verder artikel 5).
lid 5. In de gevallen onder lid 1, 2 en 4 genoemd, ontvangt klager een schriftelijke bevestiging van de ingediende klacht. In deze bevestiging wordt de procedure beschreven en is tevens het klachtenreglement bijgevoegd.
Artikel 5: Benoeming en samenstelling van de klachtencommissie
De klachtencommissie bestaat uit drie leden, waaron-der een onafhankelijk (Mr. M. Kluft) voorzitter. Zij worden benoemd door de manager van SWA HR-Diensten B.V..
Artikel 6: Taken van de klachtencommissie
De klachtencommissie heeft de volgende taken:
- Het op basis van de behandeling van een klacht komen tot een uitspraak over de ingediende klacht en zonodig adviseren van de organisatie over door hem te nemen maatregelen naar aanleiding van de klacht;
- Het signaleren van structurele tekortkomingen bij de beroepsuitoefening door SWA HR-Diensten B.V..
Artikel 7: Mogelijkheden van de klachtencommissie
De klachtencommissie kan bij de uitvoering van haar functie gebruik maken van de volgende mogelijkheden:
- het oproepen en horen van personen die direct betrokken zijn bij de ingediende klacht;
- het inwinnen van informatie en het raadplegen en inzien van stukken, voor zover dit geschiedt met gerichte toestemming van de klager, en met uitzondering van gegevens die betrekking hebben op derden;
- het zelfstandig doen van een poging om, alvorens tot behandeling van de klacht over te gaan, de relatie tussen partijen te herstellen; het inschakelen van deskundigen.
Artikel 8: Werkwijze van de klachtencommissie bij de behandeling van een klacht
lid 1
De klachtencommissie draagt er zorg voor dat de klager binnen twee weken na het indienen van de klacht een ontvangstbevestiging ontvangt en wordt geïnformeerd over de te volgen procedure.
lid 2
Indien een klacht naar het oordeel van de klachtencommissie onvoldoende informatie bevat, stelt zij de klager in de gelegenheid alsnog duidelijkheid te verschaffen.
lid 3
De klachtencommissie doet vervolgens binnen een week mededeling van de inhoud van de klacht aan de aangeklaagde, met het verzoek om hierop binnen een week te reageren.
De klachtencommissie neemt geen klacht in behandeling die betrekking heeft op een gedraging:
a) Waarover reeds eerder een klacht is ingediend;
b) die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c) die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie is onderworpen dan wel onderworpen is geweest. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
Lid 4
De klachtencommissie handelt de klacht binnen 6 weken na ontvangst af. De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de conclusies.
Lid 5
De klachtencommissie draagt zorg voor registratie van de (afhandeling van de) klachten.
Lid 6
Artikel 9: Bijeenkomsten klachtcommissie
De klachtencommissie komt bijeen indien er een klacht is ingediend De bijeenkomsten vinden plaats in aanwezigheid van alle leden.
lid 1
De bijeenkomsten hebben een besloten karakter.
lid 2
De klager, de aangeklaagde alsmede overige personen die naar het oordeel van de klachtencommissie moeten worden gehoord, worden opgeroepen voor de mondelinge behandeling door de klachtencommissie.
lid 3
Artikel 10: geheimhoudingsplicht
De leden van de klachtencommissie en andere bij de procedure betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen in het kader van hun functie als lid van de klachtencommissie dan wel in het kader van hun betrokkenheid daarbij bekend is geworden.
Artikel 11: Stopzetting procedure
lid 1
Een klacht wordt niet verder in behandeling genomen als deze door de klager wordt ingetrokken, dan wel indien na bemiddeling en/of na overleg met de klager blijkt dat bij de klager geen behoefte aan verdere behandeling bestaat.
lid 2
Van het niet verder behandelen van een klacht wordt, onder vermelding van redenen, schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en de aangeklaagde.
Artikel 12: Inwerkingtreding
De klachtenregeling treedt in werking op 1 januari 2007.
Artikel 13: Bekendmaking
SWA HR-Diensten B.V. draagt zorg voor de bekendmaking van deze klachtregeling.
Artikel 14: Slotbepaling
Alle werkzaamheden van SWA HR-Diensten B.V. worden door vakbekwaam en gekwalificeerd personeel verricht.
Nieuwegein, 1 januari 2024
SWA HR-Diensten B.V.
Versie 24.01
